Polityka Prywatności

Polityka Prywatności ma zastosowanie do wszystkich serwisów internetowych zarządzanych przez Poland Tech Week Sp. z o.o., w tym w szczególności do następującej strony głównej: https://polandtechweek.com

Polityka ma zastosowanie również do wszystkich pozostałych serwisów, subdomen i stron powiązanych z Poland Tech Week Sp. z o.o., które umożliwiają rejestrację, logowanie, kontakt, uczestnictwo w wydarzeniach, społecznościach lub pobieranie materiałów udostępnianych przez Poland Tech Week Sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych jest Poland Tech Week z siedzibą w Warszawie (02-594) ul. Bruna 30 wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0001266114, (dalej: „Administrator” lub „Poland Tech Week”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych adresowych lub drogą mailową na adres: rodo@polandtechweek.pl.

Poland Tech Week przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w Polityce, obejmujących w szczególności dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, adresy e-mail, numer telefonu komórkowego, adres do profilu LinkedIn. W zakresie danych wizerunkowych przetwarzany może być wizerunek utrwalony na nagraniach i fotorelacjach z wydarzeń, a w przypadku prelegentów również biogram i fotografia. Przetwarzaniu mogą podlegać również dane zawarte w dokumentach i korespondencji, w szczególności dane przekazywane we wnioskach, reklamacjach, zapytaniach lub skargach kierowanych do Poland Tech Week.

Poland Tech Week pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osób, których dane dotyczą — w szczególności poprzez formularz rejestracyjny za pośrednictwem strony internetowej Poland Tech Week.

Dane mogą być również pozyskiwane w sposób pośredni, w tym za pośrednictwem platformy luma.com na której rejestrują się uczestnicy wydarzeń organizowanych przez organizatorów we współpracy z Poland Tech Week, od partnerów biznesowych, współorganizatorów, z publicznie dostępnych źródeł, takich jak serwis LinkedIn, stron internetowych firm, lub portali konferencyjnych. W przypadku danych udostępnianych przez partnerów, współorganizatorów lub uczestników w ramach organizacji wydarzeń we współpracy z Poland Tech Week, źródłem danych może być ten podmiot. Poland Tech Week może również pozyskiwać dane techniczne i analityczne automatycznie, za pośrednictwem narzędzi informatycznych i technologii śledzących, takich jak pliki cookies, Google Analytics, LinkedIn Insight Tag czy Facebook Piksel.

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Zawarcie i wykonanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — przetwarzanie danych jest niezbędne do przygotowania, zawarcia i realizacji umów, w tym umów o udział w wydarzeniach, współorganizacji konferencji, rezerwacji miejsc, świadczenia usług elektronicznych (np. dostęp do platformy online, wysyłka materiałów z wydarzeń).

Rejestracja i udział w wydarzeniach (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO) – w celu umożliwienia uczestnictwa w wydarzeniach organizowanych przez Poland Tech Week lub we współpracy z Poland Tech Week, w tym prowadzenia komunikacji organizacyjnej, planowania agendy, kontaktu z uczestnikami, prelegentami i partnerami oraz prowadzenia działań wspierających przebieg wydarzeń.

Obsługa zapytań i kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO) – w celu umożliwienia komunikacji z osobami kontaktującymi się z Poland Tech Week poprzez formularze, wiadomości e-mail, czaty, media społecznościowe lub telefonicznie, a także w celu obsługi zgłoszeń, reklamacji, wniosków i korespondencji.

Prowadzenie własnych działań marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO) – w celu promocji usług Poland Tech Week, informowania o nadchodzących wydarzeniach, publikacjach, wysyłki newsletterów, mailingów, kampanii reklamowych online. W przypadku działań opartych na zgodzie – podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Marketing i współpraca z partnerami (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — dane mogą być przetwarzane za zgodą osoby, której dane dotyczą, w celu przekazania ich partnerom, sponsorom lub współorganizatorom wydarzeń, w zakresie niezbędnym do prowadzenia działań marketingowych lub kontaktu handlowego przez te podmioty.

Wizerunek i komunikacja medialna (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w przypadku zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w celu dokumentowania przebiegu wydarzeń, promocji działalności Poland Tech Week oraz upowszechniania informacji o wydarzeniach i ich uczestnikach (np. poprzez publikację zdjęć, nagrań wideo, biogramów prelegentów i relacji z wydarzeń w serwisach internetowych oraz mediach społecznościowych).

Realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych, a także w zakresie udzielania informacji właściwym organom.

Dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w tym związanymi z realizacją umów, uczestnictwem w wydarzeniach lub działaniami marketingowymi.

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być warunkiem zawarcia i wykonania umowy lub skorzystania z określonych usług oferowanych przez Poland Tech Week lub we współpracy z Poland Tech Week. Niepodanie danych niezbędnych do rejestracji lub realizacji usługi może skutkować niemożnością zawarcia umowy, uczestnictwa w wydarzeniu, uzyskania dostępu do materiałów, kontaktu zwrotnego lub otrzymywania newslettera.

W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (np. marketing partnerów, publikacja wizerunku, subskrypcja newslettera), podanie danych jest dobrowolne, a zgoda może być w każdej chwili wycofana bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

W zakresie danych wymaganych przepisami prawa (np. obowiązki podatkowe, rachunkowe lub archiwizacyjne) podanie danych jest obowiązkowe i wynika bezpośrednio z odpowiednich przepisów prawa.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do cofnięcia w dowolnym czasie zgody na przetwarzanie jej danych osobowych udzielonej na potrzeby działań marketingowych, przekazywania danych partnerom, publikacji wizerunku lub subskrypcji newslettera. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Zgoda może zostać cofnięta w każdym czasie poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: rodo@polandtechweek.pl

Wycofanie zgody może spowodować brak możliwości dalszego kontaktu w ramach działań marketingowych, otrzymywania informacji o wydarzeniach, publikacjach lub inicjatywach Poland Tech Week a także – w zakresie zgody na przekazanie danych partnerom – brak możliwości kontaktu ze strony tych podmiotów.

W przypadku cofnięcia zgody przez uczestnika, administrator – w zakresie, w jakim jest to możliwe organizacyjnie – poinformuje o tym odbiorców, którym dane zostały udostępnione. Nazwy partnerów, którym dane mogą zostać przekazane, są dostępne na stronie danego wydarzenia.

Osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo: dostępu do treści swoich danych osobowych, w tym uzyskania kopii swoich danych (art. 15 RODO lub — jeśli ma to zastosowanie — art. 13 ust. 1 lit. f RODO); żądania sprostowania swoich danych osobowych (art. 16 RODO); żądania usunięcia swoich danych osobowych (art. 17 RODO); żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych (art. 18 RODO); żądania przeniesienia swoich danych osobowych (art. 20 RODO), a także wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych, opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — tj. na prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez administratora (art. 21 ust. 1 RODO).

W celu realizacji powyższych uprawnień osoba której dane są przetwarzane może wysłać wiadomość, ze wskazaniem żądania, na adres e-mail: rodo@polandtechweek.pl.

W przypadku, gdyby osoba której dane są przetwarzane uznała, że przetwarzanie jest niezgodnie z prawem, ma prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Odbiorcami danych osobowych mogą być organy państwowe lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.

Odbiorcami danych mogą być: partnerzy biznesowi, sponsorzy i współorganizatorzy wydarzeń którym dane mogą być udostępniane wyłącznie na podstawie uprzednio udzielonej zgody; dostawcy usług informatycznych i komunikacyjnych, w tym operatorzy systemów mailingowych, platform rejestracyjnych, CRM, narzędzi marketing automation, systemów analitycznych, serwerów i hostingu; dane uczestników wydarzeń mogą być przetwarzane za pośrednictwem aplikacji webowej do obsługi konferencji, udostępnianej przez zewnętrznego dostawcę usług IT działającego na zlecenie Administratora; podmioty świadczące usługi księgowe, finansowe, prawne, w tym kancelarie prawne, doradcy podatkowi, biura rachunkowe; firmy marketingowe i agencje reklamowe, realizujące w imieniu Poland Tech Week kampanie promocyjne, działania PR i komunikację z uczestnikami wydarzeń; dostawcy usług logistycznych i eventowych, w tym drukarnie, firmy zapewniające obsługę techniczną wydarzeń, streamingu lub rejestracji wideo; instytucje publiczne i organy administracji, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa lub decyzji właściwych organów; operatorzy mediów społecznościowych, tacy jak Meta (Facebook), LinkedIn czy YouTube, w zakresie wynikającym z korzystania z wtyczek, profili i narzędzi analitycznych powiązanych z serwisami Poland Tech Week.

Poland Tech Week przekazuje dane odbiorcom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów przetwarzania, na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych lub w ramach współadministrowania, zapewniając zgodność z wymogami RODO i zasadami poufności.

Dane uczestników wydarzenia, za ich zgodą, mogą być przekazane partnerom, sponsorom lub współorganizatorom wydarzenia w zakresie niezbędnym do umożliwienia im kontaktu handlowego lub informacyjnego dotyczącego tematyki wydarzenia.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, zasad rachunkowości oraz terminów przedawnienia roszczeń, w szczególności:

dane przetwarzane na podstawie umowy — przez okres jej obowiązywania oraz do czasu wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, a następnie przez okres niezbędny do przedawnienia ewentualnych roszczeń stron, co do zasady przez 3 lub 6 lat, a w przypadku roszczeń podatkowych lub rachunkowych — do 5 lat od końca roku obrotowego;

dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej cofnięcia lub wygaśnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona;

dane przetwarzane w celach marketingowych i promocyjnych – do momentu cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat od ostatniego kontaktu z osobą, której dane dotyczą;

w przypadku braku technicznej możliwości ustalenia daty ostatniego kontaktu z użytkownikiem, dane przechowywane są przez okres nie dłuższy niż 5 lat od dnia uzyskania zgody, chyba że wcześniej zostanie cofnięta zgoda lub wniesiony sprzeciw;

dane przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych – przez okres niezbędny do przygotowania analiz i raportów, co do zasady nie dłużej niż 3 lata od ich zebrania;

dane przetwarzane w związku z dochodzeniem lub obroną roszczeń – do czasu prawomocnego zakończenia postępowań, w tym postępowań sądowych lub egzekucyjnych, oraz przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń;

dane zawarte w dokumentacji księgowej lub podatkowej – przez okres wymagany przepisami prawa, tj. 5 lat od końca roku obrotowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;

dane dotyczące wizerunku, relacji fotograficznych i nagrań wideo z wydarzeń – przez okres niezbędny do celów promocyjnych i archiwalnych Poland Tech Week, nie dłużej niż do chwili wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody;

dane związane z analizą ruchu sieciowego gromadzone za pośrednictwem plików cookies oraz podobnych technologii — do momentu wygaśnięcia pliku cookie lub przez czas niezbędny administratorowi do zrealizowania celów związanych z gromadzeniem danych, takich jak analiza statystyczna, zapewnienie bezpieczeństwa i optymalizacja serwisu. Niektóre pliki cookie nigdy nie wygasają, w związku z tym czas przechowywania danych będzie równoważny z czasem niezbędnym administratorowi do zrealizowania celów związanych z gromadzeniem danych, jak zapewnienie bezpieczeństwa i analiza danych historycznych związanych z ruchem na stronie.

Poland Tech Week może przekazywać Pani/Pana dane osobowe do państw trzecich, tj. znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w Polityce oraz przy zapewnieniu odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami RODO.

Przekazanie danych osobowych poza EOG może dotyczyć w szczególności współpracy z dostawcami usług informatycznych, marketingowych oraz komunikacyjnych, a także z podmiotami współtworzącymi wydarzenia, takimi jak: Google LLC (narzędzia Google Analytics, Google Ads, Google Workspace), Meta Platforms, Inc. (Facebook, Instagram), LinkedIn Corporation, YouTube LLC, operatorzy systemów mailingowych, dostawcy platform konferencyjnych i webinarowych lub inne podmioty obsługujące transmisję wydarzeń online.

W każdym przypadku przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego odbywa się z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych, przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w danym paśstwie trzecim, lub w oparciu o standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, które zapewniają równoważny poziom ochrony danych, jak obowiązujący w Unii Europejskiej, albo w oparciu o inne odpowiednie instrumenty prawne przewidziane w art. 46–49 RODO.

W przypadku przekazywania danych do Stanów Zjednoczonych dane mogą być przetwarzane przez podmioty uczestniczące w programie EU–US Data Privacy Framework, uznanym decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. za zapewniający odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.

Poland Tech Week przekazuje dane do państw trzecich jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych usług lub funkcji (np. analizy ruchu na stronie, realizacji kampanii reklamowych, obsługi newslettera) oraz tylko w przypadkach, gdy jest to niezbędne do wykonania obowiązków wynikających z umowy lub na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą.

Wszelkie transfery danych odbywają się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa, poufności oraz minimalizacji danych.

Poland Tech Week korzysta z narzędzi technicznych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych.

Serwisy Poland Tech Week wykorzystują pliki cookies i inne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, analiz statystycznych oraz prowadzenia działań marketingowych. Użytkownik może w każdej chwili zarządzać preferencjami cookies poprzez odpowiednie ustawienia przeglądarki.

Polityka Prywatności obowiązuje od dnia dziewiątego września 2026 r.

Poland Tech Week zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce w przypadku zmiany przepisów prawa, zakresu przetwarzania danych lub stosowanych technologii. Po wprowadzeniu zmian Polityka będzie publikowana na stronie internetowej Poland Tech Week.